毎日受信フォルダに届くメール。
Outlookを開き未読メールが蓄積。
メールの返信スピードって、
即レスする人と纏めて返す人がいますよね？
即レスってどこまで求められているのか？
個人的には集中力ぶつ切りになるので、
纏めて返す派です。
(緊急度高い内容は別ですが)
今回はそんなビジネスメール問題について考えてみます。
1. メールの特性
●電話
『今この瞬間に拘束され、直接話す為、見直しが出来ない』
電話だと自席に居た場合、その瞬間相手との時間に移行するので、
それまでに行っていた作業が止まってしまう…
個人的にこれが物凄いストレス…
電話だから緊急度高いとは限らず、
メール届いたかの確認で電話してくる人もいるので、
電話出るまで要件が分からないのが難点。
●メール
『返信内容を見返す事も出来るし、返信のタイミングをこちらで決められる』
内容に応じてどう返すか？を考える事も出来て、
自分のタイミングでアクションを起こせる。
その分、人によって対応の仕方が異なり、
場合によっては対応が遅いと思われてしまったり、催促されてしまう可能性も、、、
2. 即レス派と非即レス派
そんなメールですが、即レスと非即レスに大きく分かれますよね。
勝手な個人的意見ですが、それぞれ感じる特徴がこちら。
『即レス派の特徴』
・メール返信を溜めたくない
・過去に見落としなどで揉めた経験有
・仕事の優先順位を付けるのが苦手な印象
『非即レス派の特徴』
・今やるべき事に集中。優先順位を意識。
・メールを一定量纏めて返す
・即レス＝暇と思われる可能性を懸念
・会議と会議と隙間等、数分単位の隙間時間での仕事として取っておく
3. 俺は非即レス派
今日やるべき必須事項があるので、そこに食い込む位緊急度が高く無ければ、
後で纏めて返します。
或いは「昼休み前の数分、会議が早く終わって次の会議まで数分」等々、
一日の中で隙間時間ってのが結構あるので、
そこでの作業にピッタリなんですよね。
とは言え24時間以内には返します。
このスタンスで今まで揉めたこと無いし、即レスしなきゃと思った事はないです。
新卒の頃は何でも即レスしてました。
その結果集中力もぶつ切り、そして今日必須作業に夕方から取り掛かる。
結局遅くまで残業しパフォーマンスも低い。
こんな日々を送ってました。
「優先度・度外視」のスタイルで仕事してると、
頑張ってるのに納期守れない人になってしまう懸念が…
なので、一日に何回、何十回と受信フォルダを見ていられないのです。
4. まとめ
ビジネス本でも色んな本で書かれてますが、
即レス推奨も非即レス推奨もあって良く分からんですｗ
あくまで個人的な主観ですが、
今まで出会った仕事出来る人は、軒並み纏めて返信してました。
職種にもよるでしょうけど。
全ての要素を同列で対応出来るほどの集中力は、
残念ながら自分には無いですｗ
※そもそも急ぎなら電話来ますから
これからも纏めて返信しようと思います！
ではまた次回の記事でお会いしましょう。
